Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos

1. Partes y objeto

El negocio que acepta este contrato (el «Responsable») encarga a [razón social pendiente], RUT [RUT pendiente], con domicilio en [domicilio pendiente] (el «Encargado») el tratamiento de los datos personales de sus clientes que sea necesario para prestar el servicio Atencia, conforme a los Términos y Condiciones del Servicio.

Este contrato cumple el artículo 8 de la Ley 19.628 y las exigencias para el encargo de tratamiento de la Ley 21.719.

2. Naturaleza, finalidad y duración

Finalidad: recibir, almacenar, organizar y responder las conversaciones de los clientes del Responsable por WhatsApp e Instagram con un asistente de IA y su equipo; agendar citas o visitas, enviar recordatorios y gestionar presupuestos u oportunidades.

Duración: la del contrato del Servicio, más los plazos de devolución y eliminación de la cláusula 9.

3. Datos y titulares

Titulares: clientes y potenciales clientes del Responsable que le escriben por los canales conectados (pacientes, tutores de mascotas o interesados en propiedades, según el rubro).

Datos: identificación y contacto (nombre, teléfono, usuario de Instagram, correo), contenido de mensajes, audios, imágenes y documentos, citas o visitas, presupuestos u oportunidades y notas. En clínicas, incluye datos sensibles de salud que las personas compartan.

4. Instrucciones del Responsable

El Encargado trata los datos solo según las instrucciones documentadas del Responsable: este contrato, los Términos y la configuración que el Responsable hace en la plataforma (agente, canales, recordatorios, roles). No los usa para fines propios, no los vende ni los comunica a terceros salvo los subencargados de la cláusula 6 o por obligación legal, y avisa al Responsable si una instrucción le parece contraria a la ley.

5. Confidencialidad y seguridad

El Encargado garantiza que las personas autorizadas a tratar los datos tienen deber de confidencialidad, y aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, reforzadas cuando hay datos de salud:

• aislamiento de los datos de cada negocio en la base de datos y pruebas automáticas de ese aislamiento;
• cifrado en tránsito y en reposo, y cifrado adicional de las credenciales de cada negocio;
• control de acceso por roles y principio de mínimo privilegio;
• almacenamiento privado de archivos con enlaces temporales;
• registros de eventos y procedimientos de respuesta a incidentes.

6. Subencargados

El Responsable autoriza en forma general al Encargado a usar los subencargados indicados en la Política de Privacidad. El Encargado les impone obligaciones de protección equivalentes a las de este contrato y responde por ellos. Avisará al Responsable con al menos 30 días de anticipación antes de incorporar o reemplazar un subencargado; el Responsable puede oponerse con motivos fundados y, si no hay solución, terminar el contrato sin costo.

7. Transferencias internacionales

El Responsable autoriza las transferencias a los países donde operan los subencargados, necesarias para prestar el Servicio. El Encargado las realiza con proveedores que ofrecen garantías adecuadas (cláusulas contractuales, certificaciones de seguridad) conforme a la ley aplicable.

8. Asistencia al Responsable

• Derechos de los titulares: la plataforma permite al Responsable consultar, corregir y eliminar contactos y conversaciones. Si un titular se dirige al Encargado, este traslada la solicitud al Responsable dentro de 5 días hábiles y lo asiste para responderla.
• Vulneraciones de seguridad: el Encargado notifica al Responsable sin demora indebida, a más tardar dentro de 48 horas desde que la conozca, con la información disponible (naturaleza, datos y titulares afectados, medidas adoptadas), para que el Responsable informe a la autoridad y a los titulares cuando corresponda.
• Evaluaciones de impacto y consultas de la autoridad: el Encargado entrega la información razonable que el Responsable necesite.

9. Devolución y eliminación

Al terminar el Servicio, el Responsable puede solicitar la exportación de sus datos dentro de 30 días. Luego el Encargado los elimina, junto con sus copias, dentro de los 60 días siguientes, salvo que la ley exija conservarlos, en cuyo caso los mantiene bloqueados y solo para ese fin. A pedido del Responsable, certifica la eliminación.

10. Auditoría

El Encargado pone a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permite auditorías razonables, con aviso previo de 30 días, a costo del Responsable, sin afectar la seguridad ni la confidencialidad de otros clientes.

11. Responsabilidad y ley aplicable

Cada parte responde por sus incumplimientos conforme a la ley y a los Términos. Este contrato se rige por la ley chilena. Si un negocio opera en otro país, las partes aplicarán además las normas de protección de datos de ese país en lo que sean más exigentes.